Материальная помощь в связи со смертью родственника: как получить выплату

Материальную помощь после смерти родственника можно запросить у работодателя. Право на выплату, её размер и порядок оформления могут быть закреплены в коллективном договоре, трудовом договоре или положении о материальной помощи. Если такого обязательства нет, работодатель вправе рассмотреть индивидуальное обращение.

Эта помощь отличается от государственного пособия на погребение. Чтобы получить ответ по месту работы, выясните три условия: кому оказывается поддержка, какие документы нужны и в какой срок следует подать заявление.

Обязан ли работодатель выплачивать материальную помощь

Работодатель обязан выплатить помощь, если она предусмотрена трудовым или коллективным договором либо обязательным для него локальным положением и работник выполнил установленные условия. Когда такого основания нет, решение о добровольной поддержке принимает работодатель.

Внутренние правила могут предусматривать помощь при смерти супруга, родителей или детей, а иногда — более широкого круга родственников. В них же могут быть указаны фиксированная сумма, расчёт по окладу, максимальный размер или порядок принятия отдельного решения.

Попросите кадровую службу назвать пункт положения или договора, по которому рассматривается обращение. Так будет понятно, какие условия относятся к вашей ситуации.

Кто может обратиться после смерти матери, отца, супруга или другого родственника

Заявление подаёт работник своему работодателю. Возможность получить помощь после смерти матери или отца обычно проверяют по документам о рождении; после смерти мужа или жены — по документам о браке.

Для брата, сестры, бабушки, дедушки и других родственников особенно важно посмотреть внутренний перечень. Понятия «близкий родственник» и «член семьи» используются в разных нормах с разными задачами. Круг получателей корпоративной помощи определяют документы работодателя.

Если у двух родственников разные работодатели, каждый может обратиться по своему месту работы. Если оба работают в одной организации, проверьте, установлена ли помощь каждому работнику или предусмотрена одна выплата на семью.

Если умер сам работник, член семьи может обратиться за помощью к его работодателю. В заявлении нужно указать связь с умершим и приложить подтверждающие документы; право на помощь проверяют по отдельным условиям для семей сотрудников.

Сколько денег можно получить

Размер определяется правилами работодателя или отдельным решением по заявлению.

Уточните, что означает названная сумма: начисление до удержания налога или деньги к перечислению. Налоговый режим зависит от основания и документов, поэтому размер в приказе и сумма на счёте могут различаться.

Иногда помощь связывают с подтверждёнными расходами, иногда выплачивают фиксированную сумму независимо от стоимости похорон. От этого зависит, нужны ли договоры и чеки. Сначала получите перечень документов в кадровой службе или бухгалтерии.

Какие документы подготовить

Обычно для рассмотрения обращения нужны:

• заявление работника;
• документ, подтверждающий смерть;
• документы о родстве или браке;
• дополнительные подтверждения, прямо предусмотренные правилами организации.

Родственную связь иногда подтверждает цепочка документов. Например, при изменении фамилии может понадобиться документ о браке или её перемене. Если речь о брате или сестре, связь обычно прослеживается через сведения об общих родителях.

Перед передачей оригиналов выясните, достаточно ли копий и кому их предъявить для сверки. В заявлении в свободной форме укажите сведения, необходимые для рассмотрения выплаты.

Как написать заявление на материальную помощь

В начале заявления укажите адресата и свои данные. Затем изложите просьбу о выплате, назовите родство с умершим и дату смерти. В конце перечислите приложения. Если известен пункт внутреннего положения, сошлитесь на него.

Основную просьбу можно сформулировать так: «Прошу оказать материальную помощь в связи со смертью моей матери. Документы, подтверждающие смерть и родство, прилагаю». Фамилию умершего, дату и другие сведения добавьте по форме, принятой у работодателя.

Если обязательная выплата не предусмотрена, напишите именно просьбу о рассмотрении помощи. При необходимости кратко объясните обстоятельства: например, что вы организуете похороны и несёте расходы.

Передайте обращение установленным способом и сохраните подтверждение получения. Если заявление заполняют в кадровой системе, проверьте, что оно отправлено, а приложения доступны получателю.

Когда подавать заявление и сколько ждать выплату

Срок обращения и срок перечисления нужно смотреть в правилах организации.

Если документы ещё оформляются, сообщите об этом кадровой службе и уточните, можно ли зарегистрировать заявление, а подтверждения представить позже. Договорённость лучше зафиксировать.

Спросите, когда будет принято решение и требуется ли отдельный приказ. Выплата может перечисляться вместе с зарплатой или отдельно — это зависит от принятого порядка.

Облагается ли помощь НДФЛ и страховыми взносами

Пункт 8 статьи 217 НК РФ предусматривает освобождение от налога на доходы физических лиц (НДФЛ) единовременной помощи работодателя работнику в связи со смертью члена его семьи. Для такой помощи работнику освобождение от страховых взносов предусмотрено подпунктом 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ. При выполнении условий этих норм от НДФЛ и страховых взносов освобождается вся сумма такой единовременной помощи.

Для этой налоговой льготы к основному кругу членов семьи относятся супруг, родители и дети. Перечень в положении работодателя может быть шире: помощь после смерти брата, сестры или другого родственника требует отдельной оценки налогового основания и документов. Условия назначения помощи и её налогообложения могут различаться.

Предел в 4 000 рублей в год относится к налоговому освобождению обычной материальной помощи. Размер поддержки после смерти родственника определяется правилами работодателя или его отдельным решением, а налоговая льгота — основанием выплаты.

Если из помощи удержан НДФЛ, попросите бухгалтерию объяснить применённое основание. Страховые взносы работодатель уплачивает за свой счёт.

Можно ли одновременно получить пособие на погребение

Помощь работодателя и государственное пособие на погребение имеют разные основания. Каждую выплату оформляют отдельно. При этом нужно проверить условия конкретной корпоративной помощи: например, учитываются ли уже возмещённые расходы.

Кто может обратиться за государственным пособием и как его оформить, объясняется в статье о пособии на погребение. Для отпуска на похороны подают отдельное заявление.

Что делать при отказе

Попросите указать причину: выплата не предусмотрена, заявитель не входит в круг получателей, пропущен внутренний срок или не хватает подтверждения. Это разные ситуации и разные следующие действия.

Если не хватает документа, выясните, чем его можно дополнить. Если право закреплено в договоре или положении, сошлитесь на соответствующий пункт и попросите повторно рассмотреть обращение. Если предусмотренная договором выплата всё равно задерживается или в ней отказывают, можно обратиться в государственную инспекцию труда или в суд. При добровольной поддержке решение о выплате остаётся за работодателем.

Сохраните заявление, ответ и применимые правила. По ним будет понятно, идёт ли речь о недостающих документах, добровольной поддержке или невыполненном обязательстве работодателя.